Sobrefaturação de peças e fugas de margem: o que as oficinas auto perdem nas faturas dos fornecedores

Define uma matriz de margens para as peças para que cada trabalho seja rentável. Depois o mês fecha e a margem que realiza fica abaixo do que a sua política diz que devia ser. Essa diferença raramente é um único grande erro. São dezenas de pequenos erros escondidos nas faturas dos fornecedores e em ordens de reparação individuais.

Onde a margem das peças se perde de facto

A maioria das oficinas independentes aplica às peças uma margem algures entre os 40 e os 100 por cento e procura uma margem bruta saudável. O problema é a diferença entre a política e a realidade. É comum a margem que de facto realiza ficar alguns pontos abaixo do seu objetivo, e esses pontos vêm de sítios previsíveis:

• Escalão errado da matriz. Uma peça cara com preço no escalão das peças baratas, ou uma alteração feita ao balcão que nunca chega a ser corrigida.
• Cauções de peças usadas que nunca voltam. Paga uma caução pela peça usada, devolve a unidade antiga e o crédito, discretamente, nunca chega.
• Faturações duplicadas. A mesma linha encomendada duas vezes, ou uma peça faturada na fatura que também foi faturada num talão à parte.
• Registos sem custo ou com custo em falta. Uma peça que sai sem custo associado mostra uma margem falsa e esconde um prejuízo real.
• Subida silenciosa de preços. O seu fornecedor vai empurrando os preços de tabela para cima e a sua matriz nunca acompanha.

Porque é difícil apanhar isto à mão

Conferir cada linha de fatura da NAPA, da Lordco ou da WorldPac com o que lhe foi orçamentado e com o que foi de facto faturado ao cliente é um trabalho fastidioso para o qual ninguém tem tempo numa semana cheia. Por isso não acontece. As faturas são aprovadas, as peças usadas ficam esquecidas e a fuga continua mês após mês. Uns dólares aqui e um crédito perdido ali não disparam nenhum alarme, e é precisamente por isso que se vão somando.

Como ajuda a linha ledger da Feerasta

A nossa linha ledger é um back office com IA que lê as faturas dos seus fornecedores de peças e faz a verificação cruzada. Assinala quando um preço faturado não corresponde ao orçamento, quando um crédito de peça usada está em atraso, quando a mesma peça aparece duas vezes e quando uma linha não tem custo associado. Consegue comparar o que pagou ao fornecedor com o que foi cobrado ao cliente, para que veja a sua verdadeira margem por trabalho e por peça, e não apenas o número que a sua política pressupõe.

Funciona ao lado do seu contabilista e do seu sistema de gestão da oficina. Não está lá para substituir nenhum dos dois. Faz sobressair as exceções que merecem um olhar humano, para que reveja dez linhas assinaladas em vez de forçar a vista sobre mil.

O que não vai fazer

O software não consegue renegociar por si as condições com os seus fornecedores, e não define os seus preços. Continua a ser o senhor a decidir a sua matriz e as suas relações. Também não entrega as suas declarações de impostos. O que faz é dar-lhe uma visão limpa e honesta de para onde vão os seus dólares em peças, para que a margem que define no papel fique mais perto da margem que realmente guarda.

Comece por um mês

Pegue nas faturas dos fornecedores do mês passado e confira uma amostra à mão com as suas ordens de reparação. Se encontrar nem que sejam um par de peças usadas sem crédito ou preços que não batem certo, esse é o padrão a repetir-se o ano inteiro. Apanhá-lo é dinheiro encontrado que já tinha ganho.